Uuden osto- ja hankinta-työkalun käyttöönotto kansainväliselle energiayritykselle
Asiakkaan osto- ja hankintajärjestelmä uusittiin SaaS-pohjaiseksi. Entinen järjestelmä oli jo vanha, eikä vastannut nykyisiä tarpeita. Tilausten tekeminen ja hallinnointi oli työntekijöiden vastuulla, eikä hankinnalla ollut tehokasta tapaa koordinoida ja seurata tilauksia ja laskuja.
“Jesse teki loistavaa duunia, ja saimme hänen työpanoksen ansiosta projektin valmiiksi reilusti etuajassa ja pääsimme yli tavoitteiden!”
Hankinta- ja yhteistyökumppanipäällikkö
Asiakkaan Tarve
Siirtyminen analogisesta tekemisestä SaaS-järjestelmään tuottaa muutosvastarintaa, koska uuden järjestelmän oppiminen ja oikein-käyttäminen ei aina ole helppoa. Projektin alussa asiakkaamme uuden järjestelmän käyttöaste oli 6 prosenttia. Tässä vaiheessa he olivat työstäneet käyttöönottoa sisäisesti neljä kuukautta.
Toteutus
ACE:n päätehtävänä oli saada asiakkaan työntekijät siirtymään uuteen järjestelmään sekä pitää huoli siitä, että järjestelmää käytetään oikein. Projekti toteutettiin aktiivisesti kontaktoimalla ja kouluttamalla asiakkaan työntekijöitä funktioittain. Koulutuksia pidettiin tilanteen mukaan sekä ryhmissä että 1-on-1.
Tulokset – Missä Olemme Nykyhetkessä?
Kolmen kuukauden aikana saimme nostettua tarkasteltavan liiketoimintayksikön käyttöastetta 6 prosentista 46 prosenttiin. Saimme käyttöasteen nousuun aktiivisen käyttäjäkontaktoinnin avulla ja pitämällä keskimäärin kolme koulutusta/tapaamista yhden työpäivän aikana.
ACE:n yrittäjämäisellä asenteella ja oivaltamalla inhimillisyyden tärkeyden onnistuimme myös parantamaan käyttäjien kokemusta ja pienentämään muutosvastarintaa. Jessen aloitettua projektissa hän huomasi, että itse järjestelmä oli koulutuksissa liiallisena keskipisteenä, eikä eri käyttäjien tarpeita oltu huomioitu tarpeeksi koulutuksia suunniteltaessa. ACE:n konsultti Jesse otti ohjat käsiin ja muokkasi koulutuksia enemmän loppukäyttäjäkeskeisiksi ja vastaamaan käyttäjien todellisia tarpeita.
